Co zrobić, gdy kontrahent nie zapłacił VAT

Uporczywe zaleganie przez kontrahenta z zapłatą za sprzedane mu towary czy usługi pozwala przedsiębiorcy odzyskać zapłacony wcześniej z tytułu tej sprzedaży VAT. Przywilej ten zawiera się w tzw. uldze na złe długi, z której można skorzystać po spełnieniu kilku warunków.
Ulga na złe długi dotyczy nieściągalnych wierzytelności, które uznane zostały za uprawdopodobnione, tj. takie, które nie zostały uregulowane lub zbyte w jakiejkolwiek formie w ciągu 150 dni od dnia upływu terminu płatności widniejącego na fakturze lub umowie. Korzystanie z ulgi pozwala wierzycielowi dokonać korekty wysokości swoich bieżących VAT-owskich rozrachunków z fiskusem o kwotę zapłaconego wcześniej podatku należnego dotyczącego tychże nieopłaconych przez kontrahenta należności.
Co ważne, obowiązujących przepisów znowelizowanej ustawy o VAT podatnik nie zastosuje do wszystkich wierzytelności.
Jeszcze na starych zasadach – faktury, których termin płatności minął 1 sierpnia 2012 r.
Do wierzytelności, względem których 150 dzień braku uregulowania zapłaty minął 31 grudnia 2012, zastosowanie mają przepisy  ustawy o VAT w brzmieniu obowiązującym w roku 2012. Możliwość skorzystania z ulgi w takim przypadku daje spełnienie następujących warunków:
– wierzyciel dokonuje dostawy towaru lub świadczy usługi na rzecz podatnika zarejestrowanego jako podatnik VAT czynny, niebędącego w trakcie postępowania upadłościowego czy w trakcie likwidacji,
– wierzytelności wykazano wcześniej w deklaracji jako obrót opodatkowany i podatek należny,
– wierzyciel i dłużnik na dzień dokonania korekty są podatnikami zarejestrowanymi jako podatnicy VAT czynni,
– od daty wystawienia faktury, będącej podstawą do odpisania wierzytelności, nie upłynęły dwa lata, licząc od końca roku, w którym została wystawiona faktura,
– wierzyciel zawiadomił dłużnika o zamiarze skorygowania podatku należnego ze względu na wystąpienie okoliczności, a dłużnik w ciągu 14 dni od dnia otrzymania zawiadomienia nie uregulował należności w jakiejkolwiek formie,
– wierzytelność nie została uregulowana w ciągu 180 dni od upływu terminu płatności określonego w umowie lub na fakturze.
Kto skorzysta według nowych warunków
W przypadku wierzytelności względem których 150 dzień braku zapłaty minął 1 stycznia 2013 r. (lub później), prawo do skorzystania z ulgi na złe długi wymaga spełnienia łącznie poniższych wymogów:
– do czasu dokonania korekty należy zachować status podatnika VAT czynnego,
– od daty wystawienia faktury dokumentującej wierzytelność nie mogą upłynąć 2 lata, licząc od końca roku, w którym została wystawiona,
– konieczne jest ustalenie statusu kontrahenta:
a. na dzień dokonania czynności – z ulgi na złe długi skorzystają przedsiębiorcy, którzy dokonali dostawy towaru lub świadczenia usług na rzecz zarejestrowanego podatnika VAT czynnego, niebędącego w trakcie postępowania upadłościowego lub w trakcie likwidacji,
b. na dzień poprzedzający dzień złożenia deklaracji podatkowej, w której dokonuje się korekty – dłużnik musi być zrejestrowanym podatnikiem VAT czynnym, który nie jest w trakcie postępowania upadłościowego lub w trakcie likwidacji.
 
W weryfikacji dłużnika pod względem niepozostawania w trakcie postępowania upadłościowego lub w trakcie likwidacji pomóc mogą bazy Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEiIDG) lub Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), dostępne on-line na www.ceidg.gov.pl oraz www.ms.gov.pl.
Okres oczekiwania przez wierzyciela na możliwość skorzystania z prawa do zmniejszenia VAT-u należnego uległ zatem od 1 stycznia skróceniu. Dodatkowo, od tego roku wierzyciel nie musi już informować dłużnika o planowanej korekcie, w kwestii zarówno wyznaczenia mu 14 dni na uregulowanie zaległego zobowiązania, jak i poinformowania go o dokonaniu korekty deklaracji VAT. Co ważne, procedura zawiadamiania fiskusa została zmodyfikowana. Pojawił się bowiem urzędowy wzór tegoż zawiadamiania, tj. VAT-ZD. Ponadto znowelizowany został też wzór deklaracji podatkowej, w której wykazuje się korektę.
Zmniejszenie w deklaracji bieżącej
Jeżeli spełnione zostały powyższe warunki, przedsiębiorca może skorygować podstawę opodatkowania oraz podatek należny z tytułu dostawy towarów lub świadczenia usług na terytorium kraju. Korekta dotyczy również podstawy opodatkowania i kwoty podatku przypadającej na część kwoty wierzytelności, której nieściągalność została uprawdopodobniona. Korekty podatnik może dokonać w rozliczeniu za okres, w którym upłynął 150 dniowy termin.
Z rozwiązania ulgi na złe długi skorzystają przedsiębiorcy posiadający wierzytelności, które do dnia złożenia deklaracji za ten okres nie zostały uregulowane lub zbyte w jakiejkolwiek formie. Po skorzystania z ulgi należy zawiadomić o korekcie urząd skarbowy wraz z podaniem kwot korekty oraz danych dłużnika.
Trzeba pamiętać, że w przypadku, gdy po złożeniu deklaracji podatkowej, w której dokonano korekty, należność zastała uregulowana lub zbyta w jakiejkolwiek formie, wierzyciel obowiązany jest do zwiększenia podstawy opodatkowania oraz kwoty podatku należnego w rozliczeniu za okres, w którym należność została uregulowana lub zbyta. W przypadku częściowego uregulowania należności, podstawę opodatkowania oraz kwotę podatku należnego zwiększa się w odniesieniu do tej części.
Wyłączona rodzina i podmioty powiązane kapitałowo
Warto pamiętać, iż zastosowanie ulgi na złe długi nie będzie możliwe, jeśli kontrahenta łączą z podatnikiem powiązania rodzinne (małżeństwo oraz pokrewieństwo i powinowactwo) lub kapitałowe (jeśli jedna ze stron posiada prawo do głosu wynoszące co najmniej 5 % wszystkich praw głosu).
Katarzyna Miazek, Tax Care
Katarzyna Rola-Stężycka, Tax Care