Pracownik przebywający na zwolnieniu chorobowym jest zobowiązany przez prawo do wykorzystywania go zgodnie z przeznaczeniem, co może być przedmiotem kontroli zleconej przez pracodawcę. Przepisy dotyczące trybu i zasad przeprowadzania kontroli oraz konsekwencji ich utrudniania przez pracownika objaśnia Justyna Szczepańska-Grygiel, radca prawny współpracujący z Conperio – najbardziej doświadczoną w problematyce absencji chorobowej firmą konsultingową na polskim rynku.
Prawo pracodawcy do kontroli zwolnień chorobowych
Zjawisko rosnącej absencji chorobowej w Polsce, którego wskaźniki przekraczają średnią europejską, coraz bardziej daje się we znaki nie tylko pracodawcom, ale i pracownikom. Nieobecność jednego członka załogi sprawia, że jego obowiązki spadają na innych. Generuje to napięcia, spory i poczucie niesprawiedliwości. Zwłaszcza, jeżeli zwolnienia lekarskie okazują się sposobem na przedłużenie urlopu, podjęcie dodatkowego zajęcia czy załatwienie prywatnych spraw w godzinach pracy. Poprawa wydajności firmy oraz budowa zaufania wewnątrz załogi w dużej mierze zależą od wprowadzenia efektywnych mechanizmów zarządzania problemem absencji chorobowej. Taki cel mają zewnętrzne kontrole prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich, z których coraz częściej korzystają firmy z wielu różnych branż.
– Przepisy prawa w tej materii są jasne – pracodawca zatrudniający więcej niż 20 pracowników, który ma wątpliwości czy wykorzystują oni zwolnienia lekarskie zgodnie z ich celem np. czy nie wykonują w tym czasie innej pracy zarobkowej albo przedłużają urlop wypoczynkowy, może przeprowadzić kontrolę w tym zakresie – podkreśla Justyna Szczepańska-Grygiel, radca prawny współpracujący z firmą Conperio, specjalizującą się w zarządzaniu absencją chorobowa w przedsiębiorstwach. Ekspert dodaje, że kontrole muszą być przeprowadzane zgodne z obowiązującymi przepisami – Kontrolerzy nie powinni być przypadkowymi osobami – właściwe wykonanie czynności zależy od kompetencji osób kontrolujących oraz doświadczenia, pozwalającego na dobór właściwych narzędzi i przeprowadzenie kontroli w odpowiednim miejscu i czasie. – mówi Justyna Szczepańska-Grygiel.
Obowiązki pracownika podczas kontroli
Obowiązkiem pracownika jest natomiast poddanie się ewentualnym kontrolom i pełna współpraca z osobami, które je przeprowadzają. Wynika to z zasady lojalnego zachowania w stosunku do pracodawcy, a także w szczególności z art. 100 par. 2 ust. 4 Kodeksu pracy – nakazu dbałości pracownika o dobro zakładu pracy.
– Pracownik, który nie wypełnia takiego obowiązku i odmawia poddania się kontroli, naraża się na daleko idące konsekwencje, a mianowicie ryzyko uznania przez pracodawcę, że zwolnienie lekarskie jest przez niego wykorzystywane niezgodnie z jego celem. W takiej sytuacji w pierwszej kolejności, na podstawie art. 17 ustawy
o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby
i macierzyństwa, pracownik traci prawo do odpowiednio; wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku chorobowego za cały okres choroby – wyjaśnia Justyna Szczepańska-Grygiel. Radca prawny dodaje, że w zależności od okoliczności konkretnego przypadku, uniemożliwienie przeprowadzenia kontroli przez pracownika może skutkować zaistnieniem przesłanek uzasadniających rozwiązanie przez pracodawcę umowy o pracę z pracownikiem za wypowiedzeniem, a w sytuacjach rażących, przy zachowaniu nadzwyczajnej ostrożności przez pracodawcę, nawet zwolnieniem dyscyplinarnym.
Dobre praktyki przy kontrolach
Aby zmienić negatywne, stereotypowe postrzeganie kontroli przez pracowników, Justyna Szczepańska-Grygiel rekomenduje pracodawcom stosowanie dobrych praktyk w zakresie ich przeprowadzania. Po pierwsze, załoga powinna być w sposób rzetelny poinformowana o celach i podstawach prawnych kontroli. – Stosowne zapisy należy wprowadzić w szczególności do regulaminów pracy lub zarządzeń wewnętrznych – mówi współpracująca z firmą Conperio prawniczka. Po drugie, przed podjęciem ostatecznych decyzji w stosunku do pracownika, który nie poddał się kontroli, powinno się przyjąć od niego stosowne wyjaśnienia. Ekspert podkreśla również, że kontrole powinny być przeprowadzane w taki sposób, aby nie naruszać dóbr osobistych pracownika. – Niedopuszczalnym jest chociażby naruszanie tajemnicy lekarskiej, czyli dociekliwe dopytywanie o przebieg choroby lub zmuszanie do opisywania szczegółowo dolegliwości.
Kontrole zwolnień chorobowych, odpowiednio komunikowane i przeprowadzane, skutkują poprawą wydajności firmy oraz budową zaufania wewnątrz załogi. Ustawodawca określając obowiązki pracowników w zakresie prawidłowego wykorzystywania zwolnień lekarskich, jednocześnie zapewnia im ochronę prywatności i dóbr osobistych, nie ograniczając przy tym pracodawcy możliwości eliminowania patologii związanych z ich nadużywaniem..
Podstawa prawna przeprowadzania kontroli
Tryb i zasady przeprowadzania kontroli prawidłowości wykorzystania zwolnień lekarskich w sposób szczegółowy regulują:
– ustawa z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa
– rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 27 lipca 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy
