Kontrola właściwego wykorzystywania zwolnień lekarskich to kluczowe, ale niejedyne narzędzie służące ograniczaniu poziomu absencji chorobowej. Pracodawcy coraz częściej decydują się na działania prewencyjne, zapobiegające powstaniu problemu. Budują one jednocześnie pozytywny wizerunek przedsiębiorstwa, gdyż w dużej mierze polegają na wychodzeniu naprzeciw potrzebom załogi. – Obserwujemy coraz wyraźniejszy trend na rynku, jakim jest angażowanie się firm w cały proces leczenia pracowników m.in. poprzez nawiązywanie stałej współpracy z konkretnymi specjalistami czy zatrudnianie własnych rehabilitantów – zauważa Mikołaj Zając, prezes firmy Conperio.
Problem absencji chorobowej dotyka znacznej części polskich przedsiębiorstw – zarówno dużych, jak i małych, zatrudniających kadrę wysoko wyspecjalizowaną, jak i pracowników z wykształceniem podstawowym. Mierzyć się z nim muszą pracodawcy dysponujący starzejącym się personelem, a także młodymi pracownikami wchodzącymi dopiero na rynek pracy. – Wśród naszych klientów są przedsiębiorstwa ze wszystkich branż – spożywczej, produkcyjnej, IT, automotive – zatrudniające od 21 do nawet 20 000 pracowników – mówi Mikołaj Zając, prezes Conperio. Kiedy zwolnienia lekarskie stają się sposobem na przedłużenie urlopu, podjęcie dodatkowego zajęcia czy załatwienie prywatnych spraw w godzinach pracy, destabilizuje to funkcjonowanie całego przedsiębiorstwa oraz generuje napięcia i spory wśród personelu.
Zacznij od podstaw
Kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich to jedno z wielu działań, jakie podejmują firmy konsultingowe współpracujące z przedsiębiorstwami zmagającymi się z problemem absencji chorobowej. Obejmują one również wywiady środowiskowe, podczas których pracownicy mają okazję wyartykułować swoje uwagi i sugestie dotyczące miejsca pracy. – To na ich podstawie eksperci Conperio definiują czynniki bezpośrednio wpływające na poziom absencji chorobowej – mówi Mikołaj Zając. – Wielokrotnie są to sprawy prozaiczne – nieodpowiednia temperatura, silne przeciągi, brak ochrony przed zmieniającymi się warunkami atmosferycznymi. Wpływają one na komfort i bezpieczeństwo pracy, zwiększając ryzyko infekcji. Dlatego, zdaniem prezesa największej firmy konsultingowej na polskim rynku, pierwszym krokiem ku trwałemu zmniejszeniu liczby zwolnień lekarskich jest utrzymywanie bezpośredniego kontaktu z pracownikami operacyjnymi i dostrzeganie sygnalizowanych przez nich problemów. – Zysk z takiego podejścia jest podwójny – z jednej strony pracownicy rzadziej udają się na urlopy zdrowotne, dzięki czemu unikamy problemów związanych z nieobecnością danego członka zespołu. Z drugiej zaś, poprawa komfortu i bezpieczeństwa korzystnie wpływa na atmosferę w firmie, buduje jej pozytywny wizerunek i przyczynia się do obniżenia poziomu rotacji pracowników – dodaje prezes Conperio.
Pamiętaj o zasadach BHP
Podstawową czynnością na etapie wdrażania pracownika w obowiązki służbowe jest rzetelne poinformowanie go o zasadach BHP. Minimalizuje to ryzyko kontuzji spowodowanych niewłaściwym wykonywaniem określonych czynności. – Znaczny odsetek zwolnień lekarskich generują urazy wynikające z braku dostatecznego przeszkolenia w zakresie obsługi maszyn bądź zachowania bezpieczeństwa na stanowisku pracy. Co istotne – są to zwolnienia długoterminowe, wymagające wielotygodniowej rehabilitacji, niekiedy również interwencji chirurgicznej. Oszczędzając na szkoleniach czy instruktażach musimy liczyć się z ryzykiem poniesienia dodatkowych kosztów, nie mówiąc już o obowiązku zapewnienia pracownikom maksymalnego bezpieczeństwa, do czego pracodawców obliguje polskie prawo – przypomina Mikołaj Zając.
Niestety, bardzo często wdrożenie ma charakter pobieżny, a osoby odpowiedzialne za prawidłowe przygotowanie pracownika do pełnienia przez niego obowiązków służbowych „przypominają sobie” o zasadach BHP dopiero wówczas, gdy zdarzy się już przykry incydent. W szczególności dotyczy to sektora produkcji oraz budownictwa. – To właśnie pracownicy fizyczni, z racji specyfiki wykonywanego zawodu, są najbardziej narażeni na kontuzje i urazy. W znanej mi firmie spedycyjnej żaden z brygadzistów nie poinformował nowych zatrudnionych, nieposiadających doświadczenia w pracy magazynowej, jak właściwie należy podnosić ciężkie opakowania. Część z nich wykonywała tę czynność nieprawidłowo, czego efektem były liczne urazy kręgosłupa – wspomina Mikołaj Zając.
Konsultanci Conperio podczas rozmów z pracodawcami powtarzają również termin ergonomia. Oznacza on dostosowywanie miejsca pracy do możliwości psychofizycznych człowieka. – Charakter pracy w wielu przedsiębiorstwach – przy taśmach produkcyjnych, obsłudze maszyn, rozładunku i załadunku towarów – wymaga od pracowników wielogodzinnego wykonywania powtarzalnych czynności. Jeżeli więc ich miejsce pracy jest do tego nieprzystosowane, lub też przy jego tworzeniu korzystano z błędnych parametrów, momentalnie odbija się to na stanie zdrowia personelu – dodaje Mikołaj Zając.
Zainwestuj w pracowników
Coraz wyraźniejszym trendem na rynku jest aktywny udział firm w profilaktyce zdrowotnej i leczeniu swoich pracowników. Mowa tu nie tylko o opłacaniu prywatnej opieki lekarskiej w wielu, zwłaszcza największych firmach, stanowiącym już pewien standard – ale realną pomoc w szybszym powrocie do zdrowia. – Rosnąca liczba przedsiębiorstw, część swoich budżetów przeznacza na finansowanie własnego systemu wsparcia zdrowotnego pracowników. Przejawia się to m.in. w umawianiu wizyt u prywatnych specjalistów za pośrednictwem działów HR, zatrudnianiu przez firmy rehabilitantów, pomocy przy wykupywaniu droższych leków – mówi Mikołaj Zając. – Co więcej, część z nich tworzy własną siatkę lekarzy-specjalistów, z którymi podejmuje stałą współpracę. Dzięki temu, ich pracownicy są leczeni w jednym miejscu – w jednym miejscu również znajduje się dokumentacja medyczna każdego z nich, co ma pozytywny wpływ na tempo i skuteczność kuracji. Dodatkowo utrudnia to zdobywanie fałszywych zwolnień lekarskich.
Profilaktyka nie rozwiąże wszystkiego
Prezes Conperio podkreśla jednak, że nawet maksymalne zaangażowanie pracodawców w poprawę warunków pracy i bezpieczeństwa personelu nie wyeliminuje całkowicie problemu absencji chorobowej. – Przede wszystkim dlatego, że krzywa absencyjna uzależniona jest od konkretnego okresu w kalendarzu. Zbliżający się, czwarty kwartał tradycyjnie niesie za sobą statystyczny wzrost zachorowań na grypę i przeziębienia – mówi Mikołaj Zając.
Jest jeszcze jeden, równie istotny powód. Wszystkie wysiłki w celu minimalizacji ryzyka zachorowania czy kontuzji nie mają znaczenia, jeżeli ktoś faktycznie nie chce pojawić się w pracy. Przy tej okazji prezes Conperio przypomina, że istnieją trzy główne typy absencji:
- Absencja „naturalna” – powodowana faktyczną chorobą;
- Absencja „szara” – nieuzasadniona medycznie (np. przedłużanie urlopu pomimo powrotu do zdrowia), często powodowana niewłaściwym zarządzaniem procesami w organizacjach (łatwy dostęp do zwolnień, brak motywacji do pracy etc.). Według szacunków Conperio, od 30% do 70% zwolnień ze wskazaniem „chory może chodzić” lub przyznawanych w ramach konieczności opieki nad członkiem rodziny, automatycznie zaliczanych do absencji szarej, jest wykorzystywanych niezgodnie z przeznaczeniem;
- Absencja „zawodowa” (tzw. „patologiczna”) – generowana przez osoby niezainteresowane podejmowaniem czynności zawodowych, które pozostają maksymalnie długo na zwolnieniach chorobowych;
– Rekomendowane przez nas działania zmniejszające absencję chorobową działają jedynie w przypadku absencji „naturalnej”. W innych wypadkach przedsiębiorcy zmuszeni są korzystać z innych narzędzi, chociażby działań terenowych naszych konsultantów. Do dyspozycji partnerów oddaliśmy niedawno również nowy mechanizm – Conperio Klasyfikator. Jest to zoptymalizowane i zautomatyzowane narzędzie weryfikacji zwolnień chorobowych, pozwalające na wytypowanie budzących największe wątpliwości co do ich autentyczności druków. Korzysta z niego już 80% wszystkich naszych klientów! – mówi Mikołaj Zając
Jak podkreśla prezes Conperio, w przeciwdziałanie nieuczciwemu wykorzystywaniu zwolnień chorobowych angażują się sami pracownicy. Nieobecność jednego członka załogi rzutuje na pracę pozostałych – zmusza do wyrabiania nadgodzin, wpływa na plany urlopowe, nakłada dodatkowe obowiązki. Świadomość, że zwolnienie chorobowe wiąże się z rzeczywistymi problemami zdrowotnymi, a nie chęcią przedłużenia wakacji czy załatwienia spraw prywatnych, tworzy elementarne poczucie sprawiedliwości. Zdarza się, że na infolinię Conperio dzwonią pracownicy z przedsiębiorstw niewspółpracujących z żadną firmą konsultingową, informując o nieprawidłowościach oraz prosząc o sugestie i porady.
– Zawsze podkreślamy, że w naszej pracy nie chodzi o przysłowiowe polowanie na czarownice, ale szybszą identyfikację osób, które najzwyczajniej w świecie łamią prawo, wykorzystując zwolnienia lekarskie niezgodnie z ich przeznaczeniem. Ma to na celu poprawę wydajności firmy i budowę poczucia sprawiedliwości wewnątrz załogi, co przynosi wymierne profity całej organizacji – przekonuje Mikołaj Zając.
